در مواردي ممكن است خريدار پس از خريد كالا متوجه شود كه كالاي خريداري شده مطابق با كالاي درخواستي او نبوده يا اينكه كالا دريافت شده معيوب است در اين حالت دو راه وجود دارد يا كالا به فروشنده برگشت داده ميشود يا اينكه خريدار با فروشنده به توافق ميرسد كه كالاي معيوب را با تخفيف خريداري نمايد كه ثبت عمليات حسابداري آن به شرح زير است .
 
مثال :
در تاريخ 17/1/84 شركت سعيد و آرش پس از خريد 5 عدد كامپيوتر(در درس قبل) متوجه شد كه يك عدد از آنها داراي عيب است لذا با فروشنده به توافق رسيد كه كالاي مذكور را برگشت دهد لذا ثبت حسابداري زير را در حسابهاي خود انجام ميدهد :

– تخفيف نقدي : Cash Discounts
اين نوع تخفيف در فروشهاي نسيه است و ربطي به حجم خريد ندارد فقط براي تشويق خريدار نسبت به تسويه زودتر بدهي خود يك شرط قرار ميدهند كه چنانچه خريدار زودتر از موعد نسبت به تسويه بدهي خود اقدام نمايد مبلغي به عنوان تخفيف از بدهي وي كسر گردد .
تخفيفات نقدي بر خلاف تخفيفات تجاري در دفاتر ثبت ميشوند و در اينجا سعي ميكنم با يك مثال مطلب را روشن نمايم.
مثال :
شرکت سعيد و آرش در تاريه 15/1/84 تعداد 5 دستگاه كامپيوتر به بهاي هر دستگاه 5.000.000 ريال را به طور نسيه 60 روزه خريدار كردند و با توافق فروشنده اگر اين شركت بدهي خود را 20روزه تسويه نمايد 10درصد به او تخفيف تعلق خواهد گرفت .
توضيح اينكه : اصطلاحاً اين تخفيف به صورت (ن / 60 – 10 / 20 ) نوشته ميشود و به صورت (نسيه 60 روزه 10درصد 20روزه ) خوانده ميشود .
طريقه ثبت رويداد بالا به صورت زير مي باشد :

فرض الف) شركت سعيد و آرش ميتواند در موعد مقرر بدهي خود را پرداخت نمايد و از تخفيف استفاده نمايد :

فرض ب) شركت سعيد و آرش نميتواند در موعد مقرر بدهي خود را پرداخت نمايد :

ممکن است در زمان خرید از فروشنده تخفيف گرفته شود در این حالت عملیات حسابداری تخفیفات کالا به شرح زیر عمل میشود :
در خريد كالا دو نوع تخفيف وجود دارد :
1 -  تخفيف تجاري
2 -  تخفيف نقدي خريد

1 - تخفيف تجاري ( تخفيف كمّيت )
اين نوع تخفيف معمولاً مربوط به حجم خريد زیاد مي باشد به اينصورت كه هر چه كالاي بيشتري خريداري شود به خريدار درصدي تخفيف داده خواهد شد و اين باعث مي شود كه بهاي تمام شده هر واحد كالاي خريداري شده پايين تر شود . با توجه به مطالب بالا در حسابداری حسابي براي تخفيفات تجاري و همچنين ثبت حسابداري براي اين نوع از تخفيفات وجود ندارد به عبارت دیگر تخفیفات تجاری در دفاتر ثبت نمیشوند و ثبت خرید ها در دفاتر حسابداري بر اساس قيمت خالص خريد (قیمت خرید پس از کسر تخفيف تجاری خريد) انجام مي شود .

به عنوان مثال اگر شرکت سعيد و آرش 5 دستگاه كامپيوتر خريداري مي كردند هيچ تخفيف تجاري به آنها تعلق نمي گرفت و بهاي تمام شده هر دستگاه 5.000.000 ريال تمام مي شد ولی با توافق فروشنده اگر اين موسسه 10 دستگاه خريداري نمايد 10 درصد تخفيف تجاري به آن تعلق مي گيرد كه در اينصورت بهاي تمام شده هر واحد 4.500.000 ريال تمام خواهد شد .
بنابراين خريد 10 دستگاه كامپيوتر را شرکت سعيد و آرش به صورت زير ثبت می كند :

فرض اول : اين شرکت كامپيوترهاي فوق را به صورت نسيه خريداري كند .

فرض دوم : اين شرکت كامپيوترهاي فوق را به صورت نقدي خريداري كند .    

1/1/84    حساب موجودي كالا         45.000.000 

                               حساب بانك                            45.000.000
              بابت خريد كالا به صورت نقدي 

در درس قبلي درباره سيستم هاي موجودي كالا صحبت شد از اين درس به بعد مي خواهيم مثالهايي از سيستم موجودي كالا در فعاليت يك شركت بازرگاني كه به خريد و فروش كالا مبادرت ميكنه را براتون شرح بديم .
ابتدا خريد و فروش كالا را در سيستم دائمي نگهداري موجودي كالا مطرح مي كنيم و در درسهاي آتي همين فعاليتها را در سيستم ادواري نيز شرح خواهيم داد .
اصولا در واحدهاي بازرگاني وجه نقد يا نقدينگي از اهميت خاصي برخوردار است چرا كه نقطه عطف در خريد و فروش كالا مي باشه يا در حقيقت چرخه فعاليت يك واحد بازرگاني با وجه نقد شروع مي شه .
اكنون فرض كنيد كه شركت سعيد و آرش به خريد و فروش كامپيوتر اشتغال دارند و اين شركت كامپيوترهايي را كه به قصد فروش خريداري مي كند
در سيستم دائمي نگهداري موجودي كالا در هنگام خريد ، كالاي خريداري شده در بدهكار حسابي به نام موجودي كالا ثبت مي شود و كل عمليات خريد و فروش بر روي همين حساب انجام ميشود .
مثال :
شركت سعيد و آرش در تاريخ 1/1/84 تعداد  10 دستگاه كامپيوتر به مبلغ هر واحد 5.000.000 ريال خريداري مي نمايد با فرض اينكه سيستم موجودي كالا در اين شركت دائمي  باشد ثبت خريد به شكل زير در دفتر روزنامه انجام ميشود :
فرض اول : شركت كامپيوترهاي فوق را به صورت نقدي خريداري نمايد .
       

تاريخ             شرح                    مبلغ بدهکار        مبلغ بستانکار         

1/1/84        موجودي كالا           50.000.000                                     
                                 بانك                             50.000.000
              بابت خريد كالا به صورت نقدي 

فرض دوم : شركت سعيد و آرش خريد كالاي خود را به صورت نسيه انجام داده باشد .
 

تاريخ             شرح                   مبلغ بدهکار        مبلغ بستانکار         

1/1/84      موجودي كالا             50.000.000                                     
                        حسابهاي پرداختني                   50.000.000 
               بابت خريد كالا به صورت نسيه

معمولاً خريد و فروش كالا فعاليت اصلي واحد هاي تجاري و بازرگاني محسوب ميشود يعني اين شركتها  كالا يا كالاهايي رو به قصد فروش خريداري ميكنند و اين تفاوت عمده اي است كه در حسابداري شركت هاي تجاري با شركتهاي خدماتي وجود دارد چون در شركتهاي خدماتي كالايي براي فروش خريداري نميشود به همين خاطر حسابي تحت عنوان حساب موجودي كالا در دفتر كل براي كنترل عمليات خريد و فروش افتتاح ميشود .

سیستمهای نگهداری و کنترل موجودی کالا شامل :
1- سیستم ادواری
2- سیستم دایمی
سیستم ادواری موجودی کالا :
این سیستم در آن گروه از واحدهای تجاری مورد استفاده قرار می گیرند که کالاهای نسبتا ارزان قیمت می فروشند در چنین شرکتهایی هزینه نگهداری سوابق موجودی کالا بیشتر از منافع آن می باشد به همین خاطر این شرکتها در هر سال حداقل یکبار مبادرت به شمارش فیزیکی موجودی کالا مینمایند تا مقادیر موجودی کالا را مشخص کنند از این مقادیر موجودی کالا در تهیه صورتهای مالی استفاده می شود .
واحدهایی نظیر رستورانها و فروشگاههای زنجیره ای کوچک نیز از این سیستم استفاده می کنند .
سیستم دایمی موجودی کالا :
واحدهای تجاری که از این سیستم استفاده می کنند یک سابقه مستمر از موجودی کالا را در اختیار دارند .اصولا این سیستم در مواردی که کالاهای گرانقیمت همچون اتومبیل و جواهرات یا اثاثیه دارند بهترین روش برای نگهداری موجودی کالا میباشد .
اگر چه استفاده از این سیستم پر هزینه می باشد ولی این هزینه را می توان با زیان ناشی از کسری یا سرقت کالا های گرانقیمت که ممکن است در سیستم ادواری اتفاق افتد مقایسه و به راحتی توجیه کرد .
نکته قابل ذکر در این سیستم این است که واحدهای تجاری هرچند که از این سیستم استفاده می کنند ولی سالانه باید یکبار موجودی کالای خود را شمارش کنند (انبار گرداني) . شمارش فیزیکی موجودی کالا باعث حصول اطمینان از برابری موجودی فیزیکی پایان دوره با موجودی کالای دفاتر و سوابق حسابداری می شود .
به طور کلی می توان دو سیستم فوق الذکر را به صورت زیر با یکدیگر مقایسه نمود :
سیستم ادواری  :
1- نیازی به نگهداری سوابق موجودی کالا نیست .
2- موجودی کالا حداقل یکبار در سال شمارش می شود .
3- برای کالاهای ارزان قیمت مورد استفاده قرار می گیرد .
سیستم دایمی :
1- سوابق مستمر خرید و فروش کالا را نگهداری می کند .
2- موجودی کالا باید یکبار در سال شمارش شود .
3- برای هر نوع کالایی می تواند استفاده شود .

واحدهاي اقتصادي از نظر نوع فعاليت به سه دسته تقسيم مي شوند:
۱- واحدهاي خدماتي: واحدهايي هستند كه خدماتي را به مشتريان ارائه مي كنند و معمولاً در قبال ارائه خدمات حق الزحمه دريافت مي كنند .
۲- واحدهاي بازرگاني: به خريد و فروش مواد خام، فرآورده ها و كالاهاي ساخته شده اشتغال دارند .
۳- واحدهاي توليدي: با استفاده از عوامل توليد (نيروي انساني ، مواد اوليه ، ماشين آلات و ... ) به ساخت كالاهاي اقتصادي مي پردازند . مثل شركت هاي توليد مواد غذايي .

در درسهاي قبل تمام مطالبي كه گفته شد يك چرخه كامل از حسابداري عملي براي دسته اول يعني واحد هاي خدماتي بود . اما در فعاليت بعضي از شركت ها خريد و فروش كالا هم هست كه عمليات حسابداري آنها با موسسات خدماتي مقداري تفاوت داره چون در موسسات خدماتي عملاً كالايي خريد و فروش نميشه لذا از اينجا به بعد سعي ميكنيم نحوه انجام عمليات حسابداري در شركت هاي بازرگاني و تفاوت هاي حسابداري آنها رو با موسسات خدماتي شرح بديم و اگر لازم شد مثالهايي رو هم بزنيم.

براي بستن حسابهاي درآمد و هزينه از يك حساب واسطه بنام حساب عملكرد كه خود يك حساب موقت است استفاده مي شود به اينصورت كه ابتدا تمامي حسابهاي درآمد و هزينه به حساب عملكرد بسته شده و در نهايت مانده حساب عملكرد به حساب سود و زيان بسته مي شود .